Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Was ist eine Verfahrensdokumentation und brauche ich als Unternehmer überhaupt eine?

Eine Verfahrensdokumentation ist eine Arbeitsanweisung bzw. Organisationsunterlage. In ihr wird beispielsweise beschrieben, wie in ihrem Unternehmen mit Belegen und anderen Unterlagen umgegangen wird. Also wie sie diese bekommen, erfassen, verarbeiten, aufbewahren und irgendwann einmal vernichten.

Mit Hilfe dieser Verfahrensdokumentation soll die Belegablage und die Buchhaltung für Außenstehende nachvollziehbar gemacht werden, z.B. für einen Betriebsprüfer. Im Rahmen einer Betriebsprüfung ist diese Verfahrensdokumentation auch zwingend dem Prüfer vorzulegen.

Aber auch, wenn Mitarbeiter ihr Unternehmen verlassen bleibt das Wissen über die Arbeitsabläufe durch die Verfahrensdokumentation erhalten und ein neuer Mitarbeiter kann sich schneller einarbeiten.

In der Verfahrensdokumentation ist auch zu folgenden Themen Stellung zu nehmen. Die nachvollende Auflistung ist beispielhaft und nicht umfassend:

  • Welche Hard- und Software wird im Unternehmen genutzt?

Hierzu gehören auch elektronische Kassen und Warenwirtschaftssysteme.

  • Wer kümmert sich um die Software und führt entsprechende UpDates durch?
  • Wie ist die Archivierung von Daten organisiert?
  • Wer hat Zugriffsrechte auf steuerlich relevante Daten?

Zum 01.01.2015 wurden die GoBD (Grundsätze zur Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gültig. Innerhalb dieser GoBD ist auch die Verfahrensdokumentation geregelt. Die GoBD sind nicht nur für buchführungspflichtige Unternehmen vorgeschrieben, sondern für alle Unternehmen.

Haben Sie Fragen zur Verfahrensdokumentation? Oder brauchen Hilfe bei der Erstellung einer solchen? Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Was passiert, wenn Sie die Verfahrensdokumentation nicht erstellen, erfahren Sie in meinem nächsten Blogbeitrag.